Mit einer Firma umzuzuziehen und den Firmensitz zu verlegen bedeutet viel Arbeit. Sie sollten frühzeitig mit der Planung beginnen, denn ansonsten läuft der Umzug stressig ab und endet im Chaos. Was auf keinen Fall fehlen darf, ist die Checkliste. Da Unternehmen in der Regel nicht oft umziehen, gibt es im Internet viele Tipps und Tricks von erfahrenen „Loadern“. Das Aussetzen des Tagesgeschäfts ist zumindest teilweise nicht zu verhindern. Es versteht sich jedoch von selbst, dass dieser Zeitabschnitt so kurz wie möglich sein sollte.
Was Sie im Auge behalten müssen, worauf Sie Wert legen müssen, wann die beste Zeit für den Umzug ist und wann endlich die lang erwartete Einweihung beginnen kann, erklären wir in diesem Artikel.
Wie sieht die anfängliche Planung aus?
Wenn Sie als Freiberufler oder in einem kleinen Unternehmen arbeiten, organisieren Sie Ihren Umzug anders als in einem grossen Konzern. Aber auch als Mini-Unternehmen können Sie die Unternehmensverlegung professionell planen. Sie müssen früh anfangen. Die Laufzeit eines Gewerbeimmobilienvertrages beträgt mehrere Jahre. Daher müssen Sie zuerst den Mietvertrag prüfen und entsprechend kündigen. Vergessen Sie nicht: Die gesetzliche Frist für die Kündigung von Büroräumen beträgt sechs Monate.
Natürlich sollten die Mitarbeiter über geplante Änderungen informiert werden. Insbesondere bei einem Umzug des Unternehmens in eine andere Stadt kann dies einen Wohnsitzwechsel bedeuten. Senden Sie zum Beispiel einen Newsletter oder rufen Sie eine Mitarbeiterversammlung zusammen. Wenn Mitarbeiter ihre Wünsche äussern dürfen, erhöht dies die Motivation.
Behörden informieren
Behörden, Verbände und Kammern sollten ebenfalls im Voraus informiert werden. Dies gilt zum Beispiel für:
- Steuerprüfung
- SIHK/CCIS
- RAV
Last but not least sollte der genaue Tag des Umzugs gut geplant sein, um einen Arbeitsausfall so weit wie möglich zu vermeiden. Zum einen ist ein Wochenende eine Option, zum anderen eher ruhige Tage im Monat. Vielleicht erinnern Sie sich noch an die Firmengründung – die meisten Behörden die Sie damals besuchen mussten, müssen auch bei einem Umzug informiert werden.
Wie entwickelt man eine Checkliste für den Firmen-Umzug?
In den Umzugschecklisten können Sie angeben, wann welche Aufgaben spätestens von wem erledigt werden sollen und wie hoch die Kosten sind. Da der Unternehmensumzug besonders umfangreich ist, wird empfohlen, für jede Phase eine eigene Checkliste anzulegen und anhand der Masterliste zu bearbeiten.
Checkliste für den Umzug von Mitarbeitern, Büros und Unternehmen
Mit einem Unternehmen umzuziehen ist extrem schwierig! Aus diesem Grund empfehlen wir eine detaillierte Checkliste, um den Zeitplan nicht zu gefährden.
+ Planen Sie die Renovierung des alten und des neuen Hauptquartiers und fragen Sie Angebote von Handwerkern an.
+ Erhalten Sie Angebote von Umzugsunternehmen, die auf den Unternehmensumzug spezialisiert sind, und berechnen Sie dann die geschätzten Umzugskosten.
+ Informieren Sie frühzeitig Ihre Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner sowie Behörden, Verbände und Kammern.
+ Vergessen Sie nicht, die Adresse Ihres Unternehmens zu ändern, zum einen im Handelsregister, zum anderen im Telefonbuch und zuletzt in den verschiedenen Medien und Marketing Kanälen.
+ Initiieren Sie eine Adressänderung in den Druck-Medien sowie von Online-Einträgen.
+ Überprüfen Sie, ob Ihre EDV- und Telefonsysteme auf dem neuesten Stand sind oder ob im Rahmen des Umzugs ein Upgrade oder ein Providerwechsel erforderlich ist.
+ Überdenken Sie den vorherigen Standort. Berücksichtigen Sie die Wünsche der Mitarbeiter am neuen Arbeitsplatz.
+ Fragen Sie Ihren Spediteur nach Verpackungsmaterial und zusätzlichem Personal. Organisieren Sie bei Bedarf das Personal, Kisten, Decken und Luftpolsterfolie für den Transport.
+ Entsorgen Sie unnötige Archive und Daten, um den Arbeitsumfang zu verringern. Beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
+ Drucken Sie Briefpapier und Visitenkarten mit der neuen Postleitzahl und Adresse.
Ein bis zwei Wochen vor dem Umzug
+ Bestätigen Sie alle Treffen mit Handwerkern, Malern, Spediteuren, Umzugsassistenten und Reinigungsfirmen.
+ Mieten Sie am Tag Ihres Umzugs eine Cateringfirma.
+ Beschriften Sie Möbel und Umzugskartons.
Aufgaben vor dem Umzug
+ Etikettenbezeichnungen: Beschriften Sie alle Möbel so weit wie möglich. Die Etiketten geben an, zu welcher Etage, in welchem Raum und an welchem Arbeitsplatz sie gehören.
+ Datensicherung. Planen Sie die Serververschiebung mithilfe des IT-Service. Stellen Sie sicher, dass Unternehmensdaten gespeichert werden, bevor Sie umziehen.
+ Schlüsselübergabe. Denken Sie daran, alle Schlüssel rechtzeitig von Ihren Mitarbeitern einzuholen.
+ Informieren Sie Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden. Benachrichtigen Sie Ihre Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden über das Umzugsdatum, die Adresse und die neuen Telefonnummern des Unternehmens.
+ Benachrichtigen Sie die Telekommunikations- und Stromversorger. Organisieren Sie einen zeitnahen Standortwechsel mit Ihrem Telefon- und Internetanbieter sowie Ihrem Energieversorger. Wenn Sie nach dem Umzug auf einen teureren Tarif wechseln mussten, gilt ein Sonderkündigungsrecht.
+ Postweiterleitung: Geben Sie einen Auftrag für die Weiterleitung bei Ihrem Postanbieter ab. Briefe werden ab dem gewünschten Datum an Ihre neue Adresse gesendet. Absender erhalten eine Umzugsbenachrichtigung.
+ Adresse ändern: Informieren Sie über Ihren Unternehmensumzug das Finanzamt, das Amtsgericht, die Versicherung, die Krankenkasse und die Banken. Aktualisieren Sie Ihre Eintragung im Handelsregister. Berücksichtigen Sie auch Abonnements für Zeitungen und Zeitschriften sowie Einträge in Katalogen und Registern.
+ Visitenkarten und Briefpapier: Drucken Sie Visitenkarten und Briefpapier mit einer neuen Adresse.
+ Reinigungsarbeiten. Am Tag vor dem Umzug müssen alle Mitarbeiter ihre Schreibtische und persönlichen Regale leeren und ihren Inhalt sicher verpacken. Wichtig: Bei verschlossenen Möbeln muss ein Schlüssel hinterlegt werden!
Am Tag des Umzugs
+ Bleiben Sie mit dem Transportunternehmen in Kontakt oder vertrauen Sie diese Aufgabe einem zuverlässigen Mitarbeiter an.
+ Zeigen Sie Präsenz und kontrolliere die Bewegungen und Aktionen.
+ Stellen Sie sicher, dass alles in der angegebenen Reihenfolge an dem Ziel eintrifft. Verzögerungen kosten Zeit und verursachen im schlimmsten Fall erhebliche Kosten.
Wenn Sie ein professionelles Transportunternehmen gebucht haben, erledigt es den grössten Teil der körperlichen Arbeit für Sie. So können Sie am Tag des Umzugs mehr oder weniger entspannen und die physische Tätigkeit einem engagierten Unternehmen überlassen. Es ist wichtig, dass Sie als Ansprechpartner jederzeit erreichbar oder noch besser vor Ort sind. Andere Mitarbeiter arbeiten entweder vom Heimbüro oder Sie werden aufgrund des Umzugs für einen Tag freigestellt. Definieren Sie dies im Voraus, damit am Verlegungstag keine Unklarheiten auftreten.
Wenn Sie am Vortag des Umzugs den neuen Ort nicht besichtigen konnten, sollten Sie dies tun, bevor Sie die Büroausstattung dorthin bringen. Gehen Sie mit der Verwaltung oder dem Vermieter in die neuen Räumlichkeiten und überprüfen Sie diese auf Beschädigungen. Erstellen Sie ein Übernahmeprotokoll, damit Sie vor unvorhergesehenen Umständen geschützt sind.
Nach dem Umzug
+ Sammeln Sie alle Belege und Rechnungen für Ihre Steuererklärung.
+ Aktualisieren Sie Ihre Online-Präsenz (Kontaktdaten, Impressum) und richten Sie E-Mail-Signaturen ein.
+ Heissen Sie Ihre neue Nachbarn willkommen und feiern Sie den Umzug des Betriebes mit Ihren Mitarbeitern.
Natürlich besteht die Hauptaufgabe nach dem Umzug in das neue Büro darin, das neue Büro einzurichten. Dies beinhaltet:
+ Beschriftung, Aushang.
+ Richten Sie Telefon, Fax und Internet ein.
+ Lesen Sie zur Überprüfung die Strom-, Gas- und Wasserzähler ab.
+ Melden Sie Mängel innerhalb von 14 Tagen an den Eigentümer oder die Verwaltung, vorzugsweise per Einschreiben.
+ Überprüfen Sie die Versicherung.
Warum brauchen Sie einen Spezialisten, um mit dem Unternehmen umzuziehen?
Wichtige Instanzen Informieren
+ Informieren Sie die Mitarbeiter so schnell wie möglich über Unternehmensverlagerungen
+ Berichten Sie über die Vorteile eines neuen Standorts, um die Belegschaft für das Projekt zu begeistern
+ Halten Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden – zum Beispiel mit Fotos von neuen Räumlichkeiten, um die Erwartungen zu erfüllen
+ Hören Sie sich die Wünsche und Bedenken an
+ Dies ist besonders wichtig, wenn der neue Hauptsitz weit entfernt ist
+ Informieren Sie Kunden und Geschäftspartner
+ Erstellen Sie Rundschreiben mit Informationen zu der geplanten Unternehmensverlegung
+ Zeichen Sie den bevorstehenden Umzug mit der Unterschrift aller Mitarbeiter ab
+ Richten Sie einen Nachversandauftrag bei der Post ein.
Offline- und Online-Kataloge aktualisieren
+ Ändern Sie den Eintrag im Handelsregister
+ Verandern Sie den Telefonbucheintrag und die aneren Register
+ Aktualisieren Sie Ihre gedruckten Daten
+ Aktualisieren Sie möglicherweise Online-Datensätze – d. h. Google Maps, Yelp, GoLocal, Industrieseiten, …
+ Informieren Sie regelmässige Dienstleister, zum Beispiel Banken, Domainbetreiber, Reinigungsunternehmen, Energieversorger, …
Agenturen und Behörden
+ Finanzamt, RAV, Kammern und Verbände, wie Berufsverband, Gewerkschaft informieren
+ ggf. Verträge kündigen, wenn bestimmte Dienste an einem neuen Ort nicht mehr benötigt/unmöglich sind (Floristen, Obstlieferungen ins Büro, …)
+ Transportplanung
Suchen Sie eine Spedition, die sich auf Umzüge spezialisiert hat
Finden Sie ein günstiges Transportunternehmen, um das Unternehmen zu verlegen:
Überlegen Sie, welche Art von Arbeit Sie und Ihre Mitarbeiter leisten können und warum Sie Umzugsspezialisten benötigen. Prüfen Sie die Preise mehrerer Speditionen und vergleichen Sie zum einen, was im Leistungsspektrum enthalten ist und was zusätzlich bezahlt wird. Seriöse Umzugsfirmen unterbreiten Ihnen nicht nur telefonische Angebote. In jedem Fall kommen Sie für die endgültige Offerte direkt an Ihre Tür und Sie erhalten eine Vorstellung von Ihrem Inventar, den Bedingungen vor Ort und der Arbeit.
Umzugskosten der Firma als Betriebsausgaben verbuchen
Wenn Ihr Unternehmen umzieht, weil nicht genügend Platz vorhanden ist, Sie nicht das richtige Personal vor Ort finden oder die Verkehrsanbindung zu schlecht ist, dann ist dies eine reine Unternehmenssache für den Umzug des Betriebes. Umzugskosten sind somit als Betriebsausgaben vollständig abzugsfähig, sofern Sie Ihre Positionen auf der Grundlage von regulären Konten bestätigen und in Ihrer Buchhaltungsabteilung erfassen. Diese Kosten werden als Betriebsaufwand behandelt:
+ Ausgaben für den Umzug oder die Miete eines Autos für die Verlegung
+ Trinkgeld für Möbelpacker
+ Reisekosten für die Vorbereitung des Unternehmensverlegung
+ Installationskosten in Ihrer neuen Zentrale
+ Reparaturen am alten Standort
+ doppelte Übergangsanmietung
+ kommerzielle Maklergebühren
Fazit
Und schliesslich ein Tipp, den wir nicht oft genug wiederholen können: Planen Sie Ihren Umzug rechtzeitig, denn als Organisator des Umzugs müssen Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter stressfrei und pünktlich ihre Arbeit antreten können.
